Chuyên Viên Quản Lý Dự Án

TÓM TẮT VỊ TRÍ: Đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và duy trì các hoạt động hành chính, vận hành dự án và số hóa tài liệu. Bạn sẽ cùng Trưởng phòng Hành chính & Quản lý Vận hành Dự án thực hiện các kế hoạch từ giai đoạn tiền dự án (pre-sale) đến triển khai và kiểm soát vận hành, đảm bảo các dự án được thực hiện đúng quy trình, hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn nội bộ.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
1. Quản lý vận hành và triển khai dự án
Tham gia trực tiếp vào các dự án chuyển đổi số, quản lý tài liệu và vận hành nội bộ, đảm bảo dự án thực hiện đúng kế hoạch và yêu cầu của khách hàng.
Điều phối các công tác hành chính, pháp lý và hậu cần trong quá trình triển khai dự án, đảm bảo mọi thủ tục giấy tờ, hợp đồng và tài liệu dự án được chuẩn bị đầy đủ.
Hỗ trợ giám sát tiến độ dự án, theo dõi KPI và đề xuất các phương án tối ưu để đảm bảo tiến độ và hiệu suất công việc.
Tiếp nhận phản hồi từ các bên liên quan, đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong dự án.
2. Quản lý và số hóa tài liệu dự án
Thực hiện số hóa tài liệu dự án, quản lý dữ liệu trên các nền tảng số và đảm bảo hệ thống lưu trữ thông tin vận hành hiệu quả.
Kiểm soát tính chính xác và đầy đủ của các tài liệu trong suốt vòng đời dự án.
Hỗ trợ nghiên cứu, đề xuất và triển khai các công cụ số hóa nhằm tối ưu quy trình làm việc.
3. Hỗ trợ quản lý hành chính – văn phòng
Quản lý các hoạt động hành chính tổng hợp của văn phòng như mua sắm, hậu cần, tài sản, hợp đồng dịch vụ, kiểm soát chi phí để đảm bảo công tác vận hành trơn tru.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ, đào tạo nhân viên về các quy trình hành chính và hệ thống quản lý tài liệu.
Phối hợp với các phòng ban trong việc chuẩn hóa và cải tiến quy trình hành chính, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
4. Kiểm soát tuân thủ và báo cáo
Đảm bảo tất cả các hoạt động hành chính và vận hành dự án tuân thủ theo quy định nội bộ và pháp lý.
Xây dựng báo cáo định kỳ về tiến độ dự án, tình hình vận hành và hiệu suất công việc.
Đề xuất cải tiến nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và vận hành nội bộ.
5. Nhiệm vụ công việc khác từ Trưởng bộ phận/Quản lý trực tiếp

Kinh nghiệm: Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, vận hành dự án hoặc số hóa tài liệu.
Kỹ năng quản lý dự án: Có khả năng tổ chức, giám sát và theo dõi tiến độ dự án.
Hiểu biết về công nghệ: Có kinh nghiệm làm việc với các công cụ số hóa, quản lý tài liệu và quy trình nội bộ.
Tư duy hệ thống: Có khả năng nhìn nhận tổng thể, phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu trong vận hành.
Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: Làm việc hiệu quả với nhiều bộ phận, phối hợp xử lý công việc linh hoạt.
Chủ động và linh hoạt: Có tinh thần trách nhiệm cao, sẵn sàng thích nghi với môi trường thay đổi nhanh chóng..