Hành Chính Nhân Sự (Admin & HR)

Chúng tôi đang tìm kiếm một Nhân viên Hành chính Nhân sự (Admin & HR) có trách nhiệm và năng động để hỗ trợ các hoạt động hành chính và nhân sự tại công ty sản xuất phần mềm. Ứng viên sẽ đảm nhận vai trò kết hợp giữa quản lý hành chính văn phòng và các nhiệm vụ nhân sự cơ bản, góp phần duy trì môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp cho đội ngũ công nghệ.
Nhiệm vụ chính:
1. Quản lý hành chính văn phòng:
Theo dõi, quản lý và mua sắm văn phòng phẩm, thiết bị làm việc cho nhân viên, quản lý tạp vụ, điều phối xe, chuyển phát nhanh, in ấn phẩm.
Giám sát nội quy - quy định, thực hiện 5S tại văn phòng .
Quản lý việc sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu…và lập danh sách kiểm kê định kỳ.
Phối hợp với nhà cung cấp để bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất văn phòng (máy lạnh, internet, máy in, v.v.).
Đón tiếp khách hàng, đối tác và hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ (họp toàn công ty, team building….), ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho BGĐ
Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của BGĐ;
Hỗ trợ công tác văn thư, văn phòng của BGĐ;
Hỗ trợ nhân viên đi công tác: thực hiện book VMB/tàu, taxi đưa đón, xin Visa công tác, ...và thanh toán chi phí sau khi nhân sự kết thúc công tác.
Hỗ trợ thực hiện các thủ tục nhà nước khi có yêu cầu từ cấp trên: đăng ký kinh doanh, bản quyền phần mềm, đăng ký/gia hạn nhãn hiệu, xin cấp thẻ apec…
Thực hiện các thủ tục hỗ trợ NLĐ nước ngoài: Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú...
Giúp BGĐ trong các quan hệ đối nội, đối ngoại khi cần thiết;
Các công việc khác theo phân công và yêu cầu của BGĐ.
2. Hỗ trợ công tác nhân sự:
Nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, lập kế hoạch tuyển dụng, điều phối và chịu trách nhiệm tổ chứcthực hiện kế hoạch đó bao gồm: đăng tin, liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn cho các vị trí.
Đón tiếp và hướng dẫn nhân viên mới (onboarding).
Thực hiện công tác chấm công, tính lương cho CBNV;
Thực hiện, giải quyết các thủ tục liên quan đến hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các giấy tờ liên quan.
Tham gia tiếp nhận nhân sự mới, xây dựng tài liệu, mô tả công việc và tổ chức đào tạo hội nhập nhân sự mới;
Truyền đạt thông tin của BGĐ đến các phòng ban, bộ phận liên quan về các chính sách, sự kiện, ... của công ty, truyền thông hiệu quả đến khối sản xuất và gửi phản hồi trực tiếp cho BGĐ;
Cơ cấu năng lực và lộ trình thăng tiến; Hỗ trợ giải đáp thắc mắc về chính sách lương thưởng, phúc lợi.
Phối hợp với BGĐ xây dựng hệ thống lương 3P và KPIs
Công tác thưởng, phạt, cảnh cáo, sa thải theo chỉ đạo của BGĐ;
Quản lý rủi ro.
3. Thực hiện các thủ tục pháp lý và tuân thủ:
Đảm bảo các giấy tờ hành chính và nhân sự tuân thủ quy định pháp luật lao động Việt Nam.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho kiểm toán nội bộ hoặc cơ quan chức năng khi cần.
4. Xây dựng môi trường làm việc:
Đề xuất các sáng kiến cải thiện không gian làm việc (khu vực nghỉ ngơi, pantry, trang trí văn phòng).
Hỗ trợ tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên như: sinh nhật, hiếu hỷ, teambuilding, kỷ niệm ngày thành lập công ty, sự kiện công nghệ, xây dựng văn hóa công ty.
5. Công tác quản trị nhân sự:
Lập HĐLĐ, soạn thảo công văn HCNS
Lập báo cáo hành chính nhân sự định kỳ (chi phí văn phòng, tỷ lệ nghỉ việc, danh sách nhân sự).
Lưu trữ và quản lý dữ liệu hành chính, nhân sự một cách khoa học và bảo mật.

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Hành chính, Kinh tế, Luật hoặc các ngành liên quan.
Có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự, ưu tiên ứng viên từng làm việc tại công ty công nghệ hoặc sản xuất phần mềm.
Khả năng thích nghi nhanh với môi trường làm việc năng động, kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian tốt, tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, tỉ mỉ trong từng chi tiết (ví dụ: kiểm tra hóa đơn, lưu trữ hồ sơ).
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và các công cụ quản lý cơ bản (Google Workspace, phần mềm HRM, biết dùng Al là một lợi thế).
Hiểu biết cơ bản về pháp luật lao động Việt Nam và quy trình hành chính doanh nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp tốt, thân thiện, linh hoạt trong xử lý tình huống.
Tiếng Anh cơ bản (đọc hiểu tài liệu, giao tiếp đơn giản) là một điểm cộng.
Thái độ tích cực, hòa đồng, phù hợp với văn hóa công ty công nghệ trẻ trung và sáng tạo.
Bảo mật thông tin tốt, đặc biệt với các dữ liệu nhạy cảm như hợp đồng nhân viên hoặc thông tin tài chính.