Chuyên Viên Sale Admin

1. Quản lý hồ sơ và thanh toán (40%)
• Kiểm tra, xử lý và tổng hợp các chứng từ, hóa đơn thanh toán theo quy trình.
• Đảm bảo quy trình thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, đối tác và các chi phí vận hành cửa hàng (điện, nước, điện thoại, dịch vụ gom rác, thuê mặt bằng, marketing, quảng cáo…).
• Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán trước khi gửi phê duyệt.
• Trình ký giá bán, menu, cost sản phẩm cho các món mới hoặc cập nhật theo yêu cầu.
• Lưu trữ hồ sơ thanh toán, hợp đồng, biên bản bàn giao theo quy định.
• Cập nhật thông tin hợp đồng, tài liệu vận hành lên hệ thống nội bộ.
2. Hỗ trợ vận hành và kinh doanh (30%)
• Phối hợp xử lý các sự cố phát sinh tại cửa hàng liên quan đến vận hành, cung ứng và dịch vụ.
• Hỗ trợ mở mới, đóng cửa, hoặc cải tạo cửa hàng (mở/tắt tài khoản điện, nước, đăng ký giấy phép…).
• Hỗ trợ quản lý danh mục sản phẩm, cập nhật menu, giá cả, chương trình khuyến mãi lên hệ thống bán hàng (Ipos) và các ứng dụng giao hàng bên thứ ba (Grab, ShopeeFood).
• Trình ký giá bán, menu, cost sản phẩm cho các món.
• Quản lý và theo dõi xuất nhập kho, điều phối nguyên vật liệu giữa các cửa hàng.
• Chuẩn bị và hỗ trợ các chương trình kinh doanh, marketing, sự kiện mùa lễ hội.
• Thực hiện cấp mới, phát lại, kiểm kê số lượng đồng phục cho nhân viên cửa hàng để đảm bảo đủ đồng phục theo tiêu chuẩn thương hiệu.
• Tổng hợp báo cáo theo yêu cầu.
3. Hỗ trợ thu mua và quản lý hợp đồng (20%)
• Thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao theo nhu cầu vận hành.
• Theo dõi đơn hàng, đảm bảo quy trình giao hàng đúng thời gian và chất lượng.
• Gửi báo giá, theo dõi hợp đồng bán hàng với khách hàng B2B, đảm bảo thanh toán đúng hạn.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm cửa hàng.
4. Quản lý tài liệu và hỗ trợ hành chính (10%)
• Tổng hợp, phân loại và lưu trữ hồ sơ hợp đồng, thông báo, quy định của cửa hàng.
• Hỗ trợ ghi biên bản họp khi cần thiết.
• Gửi thông báo, công văn, email đến các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ đăng ký hồ sơ Vệ sinh An toàn Thực phẩm, Phòng cháy Chữa cháy, giấy phép kinh doanh và các hồ sơ pháp lý khác.
Báo cáo trực tiếp: Giám đốc cà phê

Yêu cầu chuyên môn kinh nghiệm:
Tốt nghiệp đại học Kế Toán, Kiểm Toán hoặc tương tự,…
Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Sẵn sàng đi công tác khi có yêu cầu
Ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực FnB.
Tính cách/ Thái độ:
Bắt buộc: Kỹ năng xử lý chứng từ, thanh toán và theo dõi hợp đồng.
Ưu tiên: Kinh nghiệm sử dụng phần mềm kế toán, quản lý bán hàng (Ipos, SAP, ERP).
Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng làm việc với số liệu chính xác.
Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Google Sheets, phần mềm quản lý bán hàng Ipos).
Có khả năng làm việc độc lập và chủ động xử lý tình huống.
Giao tiếp tốt, phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan.